Im Verwaltungsverfahren führt der Träger der Eingliederungshilfe mit allen betroffenen Personen und Stellen ein Gesamtplanverfahren durch, in dem der individuelle Bedarf des Hilfesuchenden ermittelt wird (§ 117 SGB IX). Die Bedarfsermittlung muss durch ein Instrument der Bedarfsermittlung erfolgen, das sich an der Internationalen Klassifikation der Funktionsfähigkeit, Behinderung und Gesundheit (ICF) orientiert.[2] Am Ende des Gesamtplanverfahrens steht der Gesamtplan. In ihm wird der Inhalt der später zu bewilligenden Eingliederungshilfeleistungen unter Berücksichtigung der Wünsche des Leistungsberechtigten festgelegt. Die Erstellung des Gesamtplans ist zwingend. Sie muss auch dann erfolgen, wenn nur der Träger der Eingliederungshilfe bzw. nur eine Leistungsgruppe betroffen ist. Im Rahmen des Verfahrens kann eine Gesamtplankonferenz vorausgehen, zwingend ist das aber nicht. Der Träger der Eingliederungshilfe kann die Durchführung einer Gesamtplankonferenz ablehnen, wenn der maßgebliche Sachverhalt schriftlich ermittelt werden kann oder der Aufwand zur Durchführung nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Umfang der beantragten Leistung steht (§ 119 Abs. 1 SGB IX).